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Chaque mois, une nouvelle histoire sur ce qui se vit au sein du Groupe P&V

 

Les archives et le classement du Groupe P&V : encore de beaux jours parmi les papiers à Vilvorde

Les collaborateurs du Groupe P&V travaillent principalement dans les sièges de Bruxelles et d’Anvers. Les collègues responsables du classement et des archives papier constituent toutefois une exception à cette règle puisqu’ils travaillent à Vilvorde. Nous avons été voir ce qui s’y passait et nous nous sommes entretenus avec Eddy Spiessens, coordinateur à Vilvorde, et Paul Dekeyser, responsable de Facility Management Anvers.

Système de meccano

Le long d’une chaussée fort fréquentée à Vilvorde se trouve un entrepôt de 2000 mètres carrés. Dans un système de meccano en acier, réparti sur deux étages se trouvent des rayonnages de plus de 30 kilomètres de long où est stockée la majeure partie du classement du Groupe P&V. Et ces classements ainsi que ces archives ne cessent de croître.

Vilvorde – Bruxelles - Anvers

Quotidiennement, ce sont plus de 300 dossiers et 30 boîtes d’archives qui sont demandés par les gestionnaires. Eddy Spiessens : “Les dossiers qui sont demandés en matinée sont acheminés aux sièges par une société de transport, d’où ils sont distribués via la poste interne. Les dossiers qui sont demandés durant l’après-midi seront transmis le lendemain pour midi. Lors de chaque transport, les services nous renvoient des dossiers que nous reclassons à nouveau correctement avant de traiter les nouvelles demandes.”

Savoir reconnaître rapidement et précisément les numéros

Il est préférable de ne pas être hermétique aux chiffres si l’on veut travailler ici. Savoir reconnaître rapidement et précisément les numéros est en effet un must. Eddy Spiessens : “Dans l’intervalle, nous avons déjà développé quelques techniques pour retrouver rapidement un dossier qui avait été mal classé. Nous vérifions également régulièrement si tout est encore bien classé par numéro. Chaque branche d’assurance a sa propre méthode pour numéroter et organiser son classement. Compte tenu de ces différents systèmes de classement, la mise au courant de nouveaux engagés prend un certain temps !”

Gardez-le, on ne sait jamais …

Paul Dekeyser : “Afin de conserver des espaces disponibles, nous menons continuellement des actions de nettoyage dans les archives. Nous nous basons pour cela sur les instructions des services qui sont propriétaires. Il n’est toutefois pas toujours facile d’obtenir l’accord d’un service pour jeter une partie de leurs archives. ‘Gardez-le, on ne sait jamais …’ voilà la réponse que l’on reçoit le plus souvent. Nous sommes tenus de respecter les délais de conservation légaux, mais lorsque ce délai est écoulé, nous devons réfléchir tous ensemble à la suite à réserver à ces archives.”

L’avenir est au digital

De plus en plus de dossiers sont digitalisés et scannés. Les archives papier sont-elles condamnées à une mort certaine ? Paul Dekeyser : “La conservation sous forme papier diminue. A terme, cette activité disparaîtra en effet. Mais pour l’instant, force est toutefois de constater qu’elle ne cesse de croître. Le classement au sein des services anversois est minime et nous recevons de plus en plus de dossiers à classer en provenance de Bruxelles. Nous avons donc encore de beaux jours devant nous”, conclut Paul.